Offene Postenliste / Mahnung /
Rechnungsausgangsbuch
Rechnungsausgangsbuch,
Kontoauszug für Kunde, Offene Posten Liste
Kundendienstaufträge
Die Kundendienstaufträge sind sehr einfach für Jedermann zu generieren. Sie suchen den Kunden, der gerade anruft über das Inhaltsverzeichnis.
Abbildung 1 Den Kunden suchen per Suchbegriff in Name_2
Per Doppelklick rufen Sie diesen auf und haben alle Informationen zu diesem Kunden zur Hand.
Abbildung 2 Alle Informationen zum Kunden können Sie hierüber abrufen.
Mit dem Button Kundendienstauftrag wird ein Auftrag angelegt.
Abbildung 3 Kundendienstauftrag anlegen.
Per Übersicht können Sie direkte Terminaussagen treffen, da dort alle Termine Ihrer Mitarbeiter verzeichnet sind. Nach der Auswahl des Mitarbeiters geben Sie unter Beschreibung die Hinweise des Kunden ein, damit Ihr Monteur über alles Informiert ist. Mit dem Button Weiter werden die Geräte bzw. Anlagen des Kunden angezeigt.
Abbildung 4 Anzeige der Geräte des Kunden.
Mit dem Button Alle Positionen übernehmen, werden in den Auftrag die Geräte übernommen. Per Button anlegen wird der Auftrag angelegt.
Jetzt ist der Auftrag in der Rubrik Offene Kundendienstaufträge abgelegt.
Abbildung 5 Anzeige aller noch offenstehenden Kundendienstaufträge.
Mit dem Button drucken wird der Auftrag für den Monteur gedruckt.
Abbildung 6 Beispielausdruck eines Kundendienstauftrages.
Abrechnen des Auftrages
Ein wichtiger Arbeitsschritt ist die Abrechnung der Aufträge ohne großen Aufwand und vor allen Dingen ohne das ein Auftrag vergessen werden kann. Dies ist hier gewährleistet. Unter der Rubrik Offene Kundendienstaufträge bleibt ein Auftrag solange stehen, bis er abgeschlossen und berechnet ist. Somit kann Ihnen keine Rechnung mehr entgehen und zwar auf einen Blick.
Abbildung 7 Wir haben nach bis Datum (Heute) eingeschränkt. Alle diese Aufträge sollten zumindest zur Abrechnung bereit sein.
Wenn Ihnen nun der unterschriebene Kundendienstauftrag vorliegt werden mit dem Button abschließen die Daten eingetragen. Sie geben das Ausführungsdatum und die Stunden ein. Zu jedem Gerät können Sie noch Informationen hinterlegen. Mit dem Button Rechnung generieren wird dann eine Rechnung mit den Stunden des Mitarbeiters angelegt.
Abbildung 8 Eingaben zum Abschließen eines Auftrages.
Abbildung 9 Rechnung angelegt und zum bearbeiten aufrufen.
Abbildung 10 Die generierte Rechnung wird nun angezeigt und Sie können noch die entsprechenden Ersatzteile dazu erfassen.
Sie fügen noch die benötigten Ersatzteile ein, drucken die Rechnung und schließen den Auftrag ab.
Damit entfällt der Auftrag aus der Rubrik offene Kundendienstaufträge und erscheint unter dem Kunden, Kundendienstinformationen.
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Wartungsaufträge
Durch die Eingabe der Geräte und Anlagen zum Kunden werden automatisch Eintragungen für die Wartung vorgenommen. Sie brauchen nichts weiter zu tun als unter der Rubrik Wartungen ohne Auftrag nachzusehen, welche Aufträge als nächstes fällig werden. Durch Suchbegriffe wie von ... bis Datum oder PLZ wird Ihnen die Arbeit noch mehr erleichtert. Sie können damit für einen Monteur eine optimale Kundendiensttour zusammenstellen.
Abbildung 11 Anzeige der Wartungen ohne Auftrag. Diese werden per Button in einen Auftrag umgewandelt.
Wie beim Kundendienstauftrag können Sie hier über den Button Übersicht die Termine überprüfen und eintragen. Sie wählen den Monteur aus und geben den Grundpreis für die Wartung ein. Wird kein Grundpreis eingetragen, so wird nach Stunden abgerechnet.
Abbildung 12 Anlage des Wartungsauftrags mit dem Button Weiter
Jetzt werden die Geräte und Anlagen übernommen, die gewartet werden müssen. Unter Umständen werden ja nicht alle Geräte zum gleichen Zeitpunkt gewartet.
Abbildung 13 Geräte für die Wartung übernehmen.
Mit dem Button anlegen wird der Wartungsauftrag generiert.
Jetzt fällt der Kunde aus der Rubrik Wartungen ohne Auftrag heraus und befindet sich nun in der Rubrik Offene Wartungsaufträge.
Abbildung 14 Liste der offenen Wartungsaufträge
Mit dem Button drucken wird der Wartungsauftrag für den Monteur gedruckt.
Abbildung 15 Beispielausdruck Wartungsauftrag.
Danach wird wie bei den Kundendienstaufträgen, unter Abrechnen des Auftrages der Wartungsauftrag abgerechnet.
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Kleinteilangebot
Projekt unabhängige Angebote für Reparaturen, Umbauten und Installationen werden hiermit bearbeitet und kalkuliert. Sie können dabei das Angebot auch nach Titeln gliedern, wenn es etwas größer ist. Das die Angebots- und Rechnungsnummern fortlaufend nach Ihrem Schema vergeben werden ist selbstverständlich.
Abbildung 16 Angebotsanlage, hier sieht man bereits die hinterlegte Notiz aus dem GePaInfo-System
Sie können für die Beschreibung der Arbeiten oder der Baustelle einen Vortext anlegen.
Abbildung 17 Vortext
Zunächst werden die Titel angelegt.
Abbildung 18 Titel des Angebots, darin werden die Positionen per Mausklick angelegt.
Abbildung 19 Neue Position im Titel
Abbildung 20 Suche in allen installierten Datanorm-Datenbanken.
Sie können die Positionstexte aus Datanorm, eigene Textbausteine oder natürlich als Freitext erfassen. Zuschlagpositionen sowie Leit- und Jumbopositionen (z.B. Waschtisch) sind natürlich möglich. Die Positionen für das Angebot sind erfasst. Jetzt geht es an die Kalkulation. Hier können Sie jetzt
- DB
/ Stunde vorgeben
- Festpreis
vergeben
Abbildung 21 Hier sehen Sie alle Kalkulationsdaten von Stunden über DB bis zum Erlös.
Nachdem wir einen Festpreis eingegeben und berechnet haben, wird über den Button Drucken das Angebot ausgedruckt.
Abbildung 22 Beispielausdruck des Angebotes. Sie haben über einen Maskeneditor die Möglichkeit den Ausdruck zu verändern.
Kalkulationsdaten und Lohnminutenlisten können auch gedruckt werden.
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Kleinteilrechnung
Bei der Rechnung ist die Anlage genau wie beim Angebot. Einzig wird hier noch die Zahlungsbedingung vorgegeben. Damit das zuvor geschriebene Angebot nicht noch einmal erfasst werden muss, nehmen wir dieses als Grundlage für unsere 1 zu 1 Kopie. Wir legen zunächst eine neue Rechnung an und gehen sofort auf das Registerblatt 1 zu 1 Kopie. Dort wählen wir das Angebot aus und kopieren es.
Abbildung 23 Angebot mit allen Daten und Positionen kopieren.
Abbildung 24 Die Rechnung ist aus dem Angebot erstellt.
Wenn Sie jetzt noch Änderungen an Positionen vornehmen möchten, geht das jederzeit. Ansonsten drucken Sie mit dem Button drucken, wie unter Angebot beschrieben.
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Offene Postenliste / Mahnung / Rechnungsausgangsbuch
Die Anzeige wird durch Sie eingeschränkt. Zunächst werden alle Rechnungen angezeigt. Sie können nach Datum von ... bis oder nach Kunde (Kundenkonto) einschränken. Und vor allen Dingen, was möchten Sie sehen
- Rechnungsausgangsbuch
- Offene Rechnungen
- Fällige Rechnungen
Abbildung 25 Anzeige des Rechnungsausgangsbuch für den eingegebenen Zeitraum
Die Daten kommen aus der Kleinteilfakturierung oder der Projektabrechnung.
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Zahlungen erfassen
Per Doppelklick geht die Seite Zahlung auf. Dort werden die Zahlungen für die ausgewählte Rechnung erfasst. Ist die Rechnung abgeschlossen, wird Sie unter offene oder fällige Rechnungen nicht mehr angezeigt.
Abbildung 26 Eingabe der Zahlungen
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Mahnung
Mit dem Button Mahnliste wird die Liste der Mahnungen für alle fälligen Rechnungen erzeugt. Sie können die Mahnung manuell aussetzen, damit Kunden nicht „vor den Kopf gestoßen“ werden.
Abbildung 27 Mahnliste, aus der Sie einzelne Kunden abwählen können.
Abbildung 28 Beispielausdruck Mahnung
Rechnungsausgangsbuch, Kontoauszug für Kunde, Offene Posten Liste
Aus der Liste heraus wird mit dem Button drucken entsprechend den Einstellungen das Rechnungsbuch, der Kontoauszug für einen Kunden oder die Offene Posten Liste gedruckt.
Abbildung 29 Beispielseite Rechnungsausgangsbuch
Liste der Angebote
Mit dem gleichen Programm wird per Einstellung ebenfalls eine Liste der bestehenden Angebote aus Kleinteile oder Projektangebot angezeigt. Diese können Sie gleich dem Rechnungsausgangsbuch drucken.